Insulan eettiset toimintaohjeet

Insula haluaa harjoittaa liiketoimintaa noudattaen vastuullisen, eettisen ja hyvän liiketavan periaatteita. Tämä edellyttää yhteisiä ponnisteluja kaikilta työntekijöiltä ja hallituksen jäseniltä.

Siksi konsernin eettisillä toimintaohjeilla pyritään määrittämään ja selkiyttämään, millaista on eettinen ja korrekti toiminta, jota kaikilta konsernia edustavilta henkilöiltä odotetaan, sekä vahvistamaan tällaisen toiminnan puitteet. Eettiset toimintaohjeemme koskevat koko henkilöstöä ja kaikkia hallituksen jäseniä kaikissa sellaisissa yhtiöissä, joiden osakkeista Insula omistaa suoraan tai välillisesti vähintään 50 prosenttia. Ne voivat sopimuksen
mukaan koskea myös itsenäisiä konsultteja, välittäjiä tai muita Insulan nimissä toimivia tahoja.

Kukin työntekijä on velvollinen perehtymään eettisiin toimintaohjeisiin ja noudattamaan niitä kaikissa asiaankuuluvissa yhteyksissä. Esimiehillä on asiassa erityinen vastuu, ja heidän on näytettävä toiminnallaan hyvää esimerkkiä. Kaikilla tasoilla toimivien esimiesten on käytävä eettiset säännöt läpi uusien työntekijöiden kanssa. Lisäksi säännöt on käytävä läpi vuosittain joko kehityskeskustelujen yhteydessä tai osastokokouksissa.

Insulan eettisten toimintaohjeiden tarkoituksena on saattaa työntekijät tietoisiksi olennaisista eettisistä ongelmista. Toimintaohjeissa ei kuitenkaan anneta vastauksia ja ohjeita kaikkien tilanteiden varalle. Tällaisissa tapauksissa pääperiaatteena on, että työntekijä neuvottelee lähimmän esimiehensä kanssa siitä, mikä on konsernin kannalta parasta.

Insulan eettisten toimintaohjeiden laatiminen kuuluu konsernin johtoryhmän tehtäviin. Eettisten toimintaohjeiden toimeenpanosta yksittäisessä yhtiössä vastaa yhtiön toimitusjohtaja yhteistyössä henkilöstöosaston kanssa.

Asiakirjassa mainittujen periaatteiden sisältöön ja tulkintaan liittyvät kysymykset on esitettävä lähimmälle esimiehelle. Kysymykset, joihin ei löydy ratkaisua paikallistason arvioinnissa, on lähetettävä edelleen konsernin henkilöstöjohtajalle, joka ottaa ongelman esille konsernin johtoryhmän kanssa.

2.1 Lakien ja määräysten noudattaminen
Työntekijät ja hallituksen jäsenet ovat velvollisia noudattamaan kansainvälisiä, julkisia ja paikallisesti voimassa olevia lakeja ja määräyksiä kaikessa toiminnassa, jota he harjoittavat Insulan ja sen tytäryhtiöiden puolesta. Työntekijät ja hallituksen jäsenet ovat lisäksi velvollisia noudattamaan konsernin ja yksittäisen yhtiön sisäisiä toimintaohjeita.

Jos lait ja määräykset sekä Insulan eettiset ohjeet tai muut toimintaohjeet ovat keskenään ristiriidassa, on sovellettava tiukinta säännöstä.

2.2 Rehellinen toiminta
Työntekijät ja hallituksen jäsenet ovat velvollisia toimimaan oikein ja rehellisesti edustaessaan Insulaa.

Henkilökohtainen rehellisyys tarkoittaa, että ”toimimme oikein”, vaikka kukaan ei olisikaan näkemässä sitä. Se tarkoittaa, että meiltä edellytetään jatkuvaa rehellisyyttä, vilpittömyyttä ja luotettavuutta.

2.3 Insulan edun mukaisesti toimiminen
Työntekijöiden ja hallituksen jäsenten on oltava lojaaleja Insulaa kohtaan ja työskenneltävä konsernin hyväksi.

Lojaalisuudella tarkoitetaan Insulan etujen asettamista etusijalle suhteessa muihin etuihin sekä lainsäädännön että Insulan toimintaohjeiden puitteissa. Meidän on toimittava parhaan harkintamme mukaan edistääksemme arvon luomista Insulassa ja pyrittävä omalta osaltamme toiminnan jatkuvaan parantamiseen.

2.4 Ihmisten kunnioittaminen
Insulan tavoitteena on edistää yrityskulttuuria, jolle on ominaista muiden ihmisten ja heidän omaisuutensa kunnioittaminen ja huomioiminen. Meidän on käyttäydyttävä luottamusta herättävällä tavalla tehdessämme yhteistyötä työtovereidemme kanssa ja ollessamme tekemisissä tuottajien, asiakkaiden, muiden liikekumppanien tai viranomaisten kanssa. Emme puhu muista kielteiseen sävyyn julkisissa yhteyksissä tai
sosiaalisessa mediassa, sillä kielteiset näkemykset voidaan yhdistää Insulaan tai sen tytäryhtiöihin.

Insulassa emme salli pakkotyötä, perusteetonta tai laitonta palkkojen pidättämistä emmekä ei-vapaaehtoista työtä. Lapsia tulee suojella taloudelliselta hyväksikäytöltä sekä toimista, jotka voivat haitata lapsen kehitystä ja hyvinvointia. Sikäli kun kuin yhtiömme työllistää alle 18- vuotiaita lapsia, työsuhteeseen sovelletaan kansallisia lakeja, jotka
suojaavat lapsen turvallisuutta, terveyttä, kehitystä ja oikeutta koulutukseen. Palkatessa 13-16 vuotiaita lapsia, noudatetaan erityisiä ohjeita, jotka perustuvat ILO:n yleissopimukseen C138.

2.5 Ympäristöstä huolehtiminen
Insula ottaa huomioon, että konsernimme olemassaolo perustuu merestä peräisin olevan raaka-aineen saatavuuteen. Siksi olemme omalta osaltamme vastuussa asianmukaisesta ja kestävästä ympäristönhoidosta, joka on myös oman etumme mukaista.

Tästä syystä henkilöstön on pyrittävä pienentämään liiketoimintamme ekologista jalanjälkeä noudattamalla asiaankuuluvia ja tarkoituksenmukaisia paikallisia ja kansainvälisiä ympäristönormeja sekä vähentämään toimintamme ympäristövaikutusta käyttämällä kestävistä kannoista saatavia raaka-aineita. Insulan tulee tarvittaessa varmistaa, että toimittajat huolehtivat eläinten hyvinvoinnista.

3.1 Insulan omaisuuden suojeleminen
Insulan työntekijöiden on toimittava vastuullisesti ja varovaisuutta noudattaen suojellakseen työnantajan omaisuutta väärinkäytöksiltä, varkaudelta, vaurioitumiselta ja tuhoutumiselta. Omaisuudella tarkoitetaan fyysistä omaisuutta, kuten rakennuksia, koneita, ajoneuvoja ja laitteita, sekä immateriaalioikeuksia, kuten reseptejä, tuotemerkkejä, työprosesseja ja muotoilua.

Omaisuutta ei tule luovuttaa työntekijän omaan käyttöön, ellei asiasta sovita etukäteen kirjallisesti asiaankuuluvan liiketoimintayksikön toimitusjohtajan kanssa.

3.2 Luottamuksellisen tiedon suojelu
Insulan työntekijät ja hallituksen jäsenet ovat velvollisia käsittelemään Insulaa koskevia tietoja harkiten sekä muuta kuin julkista tietoa luottamuksellisesti.

Luottamuksellisilla tiedoilla tarkoitetaan kaikkia sellaisia henkilöiden tietoon tulleita seikkoja, jotka eivät ole yleisessä tiedossa ja joiden on varovaisen arvion mukaan ymmärrettävä olevan sellaisia, että ne voi olla Insulan kannalta tärkeää pitää salassa. Esimerkkeinä voidaan mainita liiketoimintasuunnitelmat, talousarviot, hinnat ja asiakastiedot.

Yhtiötä koskevan tiedon paljastamiseen ja jakamiseen sosiaalisessa mediassa tulee suhtautua erityisellä varovaisuudella, ja luottamuksellisuuden määritelmää tulkitaan tässä tapauksessa ankarasti.

Insulaa koskevat seikat, jotka eivät ole yleisessä tiedossa, on tulkittava Insulan omaisuudeksi. Siksi tällaisen tiedon jakamista koskevan kiellon voimassaolo jatkuu rajoituksitta myös työntekijän työsuhteen tai hallituksen jäsenen toimikauden päättymisen jälkeen.

3.3 Eturistiriitojen välttäminen
Sidonnaisuudet ulkopuolisiin yhtiöihin tai organisaatioihin saattavat vaikuttaa työntekijän työsuhteeseen Insulan kanssa tai olla ristiriidassa Insulan kaupallisten etujen tai eettisten näkemysten kanssa.

Siksi johtajilla ja työntekijöillä ei saa olla ulkopuolisia tehtäviä tai virkoja, jotka ovat ristiriidassa Insulan etujen kanssa tai jotka ovat laajuudeltaan sellaisia, että ne vaikuttavat heidän työkykyynsä ja valmiuksiinsa, ellei lähin esimies ole antanut erillistä hyväksyntäänsä tällaisille tehtäville.

Mikäli on olemassa riski tai aihetta epäillä eturiitaa esimerkiksi rekrytointiin, palkkaneuvotteluihin, konflikteihin tai vastaaviin tilanteisiin liittyen,
keskusteluun on mukaan otettava esimiehen esimies.

3.4 Syrjinnän ja häirinnän estäminen
Insulalla on velvollisuus luoda turvallinen, terveellinen ja osallistava työympäristö, joka edistää työntekijöiden oikeudenmukaista kohtelua ja jossa eettinen käyttäytyminen pannaan merkille ja sitä arvostetaan.

Insulan työntekijöiden ja hallituksen jäsenten tulee välttää käyttäytymästä tavalla, joka voidaan käsittää syrjiväksi tai häiritseväksi. Negatiiviset huomautukset tai Insulan työntekijöitä koskevat syrjivät lausunnot julkisesti tai sosiaalisessa mediassa eivät ole sallittuja.

Etniseen alkuperään, uskontoon, ikään, vammaisuuteen, sukupuoleen, aviolliseen syntyperään, sukupuoliseen suuntautumiseen, ammattiyhdistyksen jäsenyyteen tai poliittiseen sitoutumiseen perustuva suora tai välillinen syrjintä on kielletty. Työntekijöiden tulee ottaa huomioon kulttuuriset erot ja kunnioittaa niitä.

Insula ei suvaitse minkäänlaista työntekijöitä alentavaa kohtelua, esimerkiksi psyykkistä tai seksuaalista häirintää tai verbaalisesti tai tekoina ilmenevää syrjintää. Työntekijään ei saa kohdistaa minkäänlaista fyysistä, seksuaalista tai psyykkistä rankaisemista tai väkivaltaa.

3.5 Työterveyden ja -turvallisuuden sekä ympäristöolojen edistäminen
Insula katsoo, että pitkällä aikavälillä hyvä kannattavuus edellyttää turvallista ja tehokasta liiketoimintaa, minkä vuoksi kaikkien konserniyhtiöiden tulee työskennellä määrätietoisesti ja käynnistää toimenpiteitä, joilla estetään ja minimoidaan työpaikan olosuhteista johtuvia tai niihin liittyviä tapaturmia ja vammoja.

Insulan työntekijöiden on pyrittävä omalta osaltaan luomaan turvallinen ja suotuisa työympäristö, joka ei aiheuta vahinkoa ihmisille, ympäristölle tai yhteiskunnalle. Turvallisen ja positiivisen työympäristön luominen on kaikkien yhteinen asia.

Työntekijöille tarjotaan säännöllistä koulutusta terveyteen, turvallisuuteen ja
työympäristöön liittyen. Ensiaputarvikkeet ovat saatavilla kaikissa työskentelytiloissa.

3.6 Päihteet
Insulan työntekijät ja hallituksen jäsenet eivät saa työskennellä tai oleskella työtiloissa päihtyneinä tai nauttia alkoholia tai muita päihteitä työaikana. Alkoholia voidaan kuitenkin tarjoilla edustustilaisuuksissa tai yrityksen järjestämissä tilaisuuksissa edellyttäen, että sen kulutus on kohtuullista eikä sitä tarjoiltaessa käytetä koneita, ajeta autoa tai tehdä muuta sellaista työtä, joka ei sovi yhteen alkoholin kanssa.

Insulalla on nollatoleranssi huumaavien aineiden käyttöön työn yhteydessä myös silloin, jos työtä tehdään maassa, jossa niiden käyttö on sallittua.

3.7 Henkilötietojen suojelu
Insulan työntekijöiden ja hallituksen jäsenten on käsiteltävä henkilötietoja asianmukaisesti.

Asiakkaiden, työntekijöiden ja muiden lähipiiriin kuuluvien tulee voida luottaa siihen, että Insulan hallussa olevia henkilötietoja käsitellään siten, että tietoja käytetään ainoastaan laillisiin liiketoiminnallisiin tarkoituksiin. Henkilötietojen käsittelyssä Insula noudattaa voimassa olevia lakeja ja säännöksiä. Henkilötietojen käsittelyä tulee rajoittaa siten, että niitä käytetään ainoastaan liiketoiminnan, tehokkaan asiakaspalvelun, asiaankuuluvan kaupallisen toiminnan ja asianmukaisen henkilöstöhallinnon kannalta välttämättömiin tarkoituksiin.

3.8 Sopimusten kirjallinen dokumentointi
Sopimukset, joita Insula tekee työntekijöidensä, toimittajiensa, asiakkaidensa ja liikekumppaniensa kanssa, laaditaan pääsääntöisesti kirjallisessa muodossa ja arkistoidaan asianmukaisesti. Suullisia sopimuksia voi olla vaikea dokumentoida, ja ne saattavat toisinaan johtaa erimielisyyksiin sopimusehdoista sekä epäilyksiin siitä, että on tapahtunut jotakin laitonta tai epäeettistä. Siksi kaikki Insulan konserniyhtiön tekemät sopimukset on laadittava pääsääntöisesti kirjallisessa muodossa, ja sopimukset on arkistoitava asiakirjojen säilytyksestä annettujen, voimassa olevien toimintaohjeiden mukaisesti.

3.9 Kirjanpidon täsmällisyydestä huolehtiminen
Insulan kirjanpidon on oltava täsmällistä sekä voimassa olevien lakien ja tilinpäätösstandardien mukaista.

Insulan kirjanpidolla on ratkaiseva merkitys toiminnan ohjaamiselle ja konsernin kyvylle täyttää sen velvoitteet sidosryhmiään kohtaan. Siksi Insulan kirjanpidon on oltava täsmällistä, ja sen on annettava totuudenmukainen kuva konsernin tai tytäryhtiön harjoittamasta liiketoiminnasta tarkasteltavana ajanjaksona. Rahoitustoimiin tai
kirjanpitoon osallistuvien työntekijöiden on varmistettava, että kaikki tapahtumat dokumentoidaan täydellisesti ja tarkasti ja kirjataan voimassa olevan lainsäädännön, hyvän kirjanpitotavan ja the Insula Way -toimintaohjeessa vahvistettujen sisäisten vaatimusten mukaisesti.

Virheellinen tai harhaanjohtava kirjanpito ei ole missään olosuhteissa hyväksyttävää.

4.1 Asiakkaan kohtaaminen asiantuntevasti
Insulan tavoitteena on tarjota päivittäistavara- ja suurtalousmarkkinoille täydellinen kalatuotevalikoima, ja sen kotimarkkina-alueena ovat Pohjoismaat. Haluamme olla kalatuotteiden asiantuntija sekä toimija, joka rohkaisee kuluttajaa valitsemaan pöytäänsä yhä useammin kalaa. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi Insulan on osattava kannustaa ja neuvoa asiakkaita.

Siksi Insulan työntekijät pyrkivät kohtaamaan asiakkaat asiantuntevasti, kunnioittavasti ja ymmärtäväisesti. Valmistaudumme aina huolellisesti asiakastapaamisiin, olemme myönteisiä ja pyrimme löytämään asiakasta hyödyttäviä hyviä ratkaisuja. Emme milloinkaan puhu asiakkaistamme kielteiseen sävyyn julkisissa yhteyksissä tai sosiaalisessa mediassa.

4.2 Toimittajien ammattimainen ja asiallinen kohtelu
Insulan toimittajat ovat olennaisen tärkeitä liiketoiminnallemme, ja heidän toimituksillaan on ratkaiseva merkitys menestyksellemme. Siksi Insulan työntekijöiden tulee kohdella toimittajia oikeudenmukaisesti ja kunnioittavasti. Toimittajien kanssa on mahdollisuuksien mukaan pyrittävä tekemään kirjallinen sopimus, jossa määritetään vähintään sovittu hinta
sekä vaatimukset, jotka Insula asettaa toimitusajan, laadun, eettisten normien ja maksuehtojen osalta.

Emme milloinkaan puhu toimittajistamme tai yhteistyökumppaneistamme kielteiseen sävyyn julkisissa yhteyksissä tai sosiaalisessa mediassa.

4.3 Insulan kilpailijoiden kunnioittava kohtelu
Insula katsoo, että hyvin toimivat markkinat edistävät kehitystä ja innovointia, ja kunnioitamme siksi kilpailijoitamme. Insulan kilpailukyky perustuu laadukkaisiin tuotteisiin ja hyvään myyntiin, ja Insulan työntekijät kohtelevat kilpailijoita ammattimaisesti ja oikeudenmukaisesti.

Työntekijät tai hallituksen jäsenet eivät saa puhua kilpailijoistamme kielteiseen sävyyn tai alentuvasti julkisissa yhteyksissä tai sosiaalisessa mediassa.

5.1 Voimassa olevan kilpailulainsäädännön noudattaminen
Työntekijöiden tulee osaltaan edistää tervettä kilpailua kilpailulainsäädännön mukaisesti.

Kilpaillessaan markkinoilla Insula kunnioittaa ja noudattaa aina voimassa olevaa kilpailu-, kartelli- ja markkinointilainsäädäntöä. Markkinoinnin, myynnin, hankintojen tai logistiikan parissa työskentelevien henkilöiden on varmistettava, että he tuntevat markkinointiin ja myyntiin sovellettavat voimassa olevat lait.

5.2 Korruption torjuminen
Insulalla on nollatoleranssi korruptiota vastaan. Korruptiolla tarkoitetaan luottamusaseman ja vallan väärinkäyttöä yksityisen edun tavoittelemiseksi, ja siihen liittyy lahjusten kuten lahjojen, rahojen tai palvelujen antamista tai vastaanottamista. Se on laitonta ja voi johtaa
vahingonkorvausvelvollisuuteen ja rikosvastuuseen.

Ollessaan epävarma, missä korruption ja lahjan välinen raja kulkee, työntekijän on neuvoteltava lähimmän esimiehensä kanssa asian selvittämiseksi.

5.3 Pidättyvä suhtautuminen lahjoihin
Insulan työntekijät ja hallituksen jäsenet eivät saa tarjota tai ottaa vastaan kalliita tai ylettömiä lahjoja tai palveluja. Tämä koskee myös kolmannen osapuolen maksamia tapahtumia ja liikematkoja.

Emme tarjoa emmekä ota vastaan käteistä rahaa tai käteisen vastineita lahjaksi.

Henkilökohtaisena muistamisena annettavien lahjojen tarjoaminen ja vastaanottaminen saattaa olla sallittua, jos ne ovat arvoltaan vähäisiä, niitä ei anneta usein ja ne ovat selkeästi hyväksyttäviä kyseisessä tilanteessa. Lahjoja ei tule antaa sellaisessa yhteydessä tai sellaisella tavalla, joka voisi herättää epäilyksiä siitä, että vastaanottaja haluaa salata lahjan tai etuuden esimieheltään. Lahjat tulee esimerkiksi osoittaa vastaanottajan viralliseen työosoitteeseen.

Asiakkaille järjestettävillä tapahtumilla on aina oltava konkreettinen ja asianmukainen liiketoiminnallinen tarkoitus, ja ne voidaan hyväksyä vain, jos ne ovat kohtuullisia ja tarkoituksenmukaisia arvoltaan eikä niitä järjestetä kohtuuttoman tiheään. Toisten toimijoiden järjestämiin vastaaviin tapahtumiin osallistumisen suhteen noudatetaan samaa periaatetta, ja matkat ja oleskelun maksaa Insula.

Työntekijöiden tai hallituksen jäsenten, joille on tarjottu tai jotka ovat vastaanottaneet lahjoja tai palveluja, tulee viipymättä ilmoittaa asiasta lähimmälle esimiehelleen. Esimies päättää, tuleeko lahja palauttaa vai ei.

6.1 Insulan eettisten toimintaohjeiden noudattaminen
Insulan työntekijät ja hallituksen jäsenet ovat henkilökohtaisesti vastuussa Insulan eettisissä toimintaohjeissa määritettyjen vaatimusten noudattamisesta. Työntekijät ja hallituksen jäsenet eivät saa käyttäytyä tai kehottaa muita käyttäytymään eettisten toimintaohjeiden vastaisesti. Tätä vaatimusta on noudatettava, vaikka periaatteen rikkomisen voitaisiin katsoa olevan Insulan edun mukaista.

Jos tämän asiakirjan periaatteiden tulkinnasta syntyy epävarmuutta, ongelmasta on mahdollisuuksien mukaan keskusteltava lähimmän esimiehen kanssa ennen päätöksen tekemistä. Epäselvistä asioista, joita ei voida ratkaista paikallistasolla, on ilmoitettava konsernin henkilöstöjohtajalle, joka selvittää asian konsernin johtoryhmän kanssa.

6.2 Velvollisuus ilmoittaa toimintaohjeiden rikkomuksista
Insulan toiveena on luoda avoin ja hyväksyvä kulttuuri, jossa on turvallista keskustella eettisistä pulmista ja ilmoittaa konsernin eettisten toimintaohjeiden rikkomuksista.

Työntekijöillä ja hallituksen jäsenillä, jotka havaitsevat toimintaohjeiden rikkomuksia, on velvollisuus ilmoittaa asiasta lähimmälle esimiehelleen. Jos asian ilmoittaminen lähimmälle esimiehelle on epätarkoituksenmukaista tai vaikeaa, ilmoituksen voi tehdä konsernin henkilöstöhallinnolle. Työntekijän niin toivoessa ilmoituksen voi tehdä myös luottamuksellisesti tai nimettömästi.

Kaikki tällaisen luottamuksellisen ilmoituksen vastaanottaneet henkilöt ovat velvollisia käsittelemään tietoja ehdottoman luottamuksellisesti työntekijän suojelemiseksi.

6.3 Rikkomuksista aiheutuvat seuraamukset
Insulan eettisten toimintaohjeiden rikkomisesta voi koitua Insulalle huomattavia kielteisiä seurauksia. Siksi rikkomuksia seurataan. Vakavat rikkomukset voivat johtaa irtisanomiseen, erottamiseen ja mahdollisesti rikosoikeudellisiin toimiin.

Rikkomuksilla tarkoitetaan sitä, että henkilö rikkoo toimintaohjeita itse, kehottaa toisia rikkomaan toimintaohjeita tai osallistuu rikkomukseen, jättää tekemättä ilmoituksen tiedossaan olleesta toimintaohjeiden rikkomisesta tai ei halua avustaa ilmoitetun rikkomuksen tutkimisessa, sekä kostotoimia toimintaohjeiden rikkomuksesta ilmoittanutta työntekijää vastaan.